Secretaría General

Servir de apoyo para ejercer la coordinación, dirección, ejecución y supervisión de las actividades referentes a los servicios secretariales cumplidos por la Presidencia y Junta Administradora: Control de cuentas, agendas, audiencias, archivo y correspondencias, tanto internas como externas del IPSFA.

• Suministrar el apoyo necesario a la Presidencia del Instituto en el control y consideración de los programas especiales que por su naturaleza o características se crean por decisiones del Consejo Directivo, Junta Administradora o Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
• Recopilar toda la información emanada de las reuniones tanto de la Junta Administradora y las que se celebren a este nivel, con la finalidad de reproducir y difundir la información a los interesados.
• Centralizar y organizar toda la información para la preparación y presentación de cuentas del Consejo Directivo, al Presidente del IPSFA, a la Junta Administradora y al Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
• Asesorar y asistir al Presidente en la formulación de los planes de acción en materia de su competencia.
• Dirigir y controlar la preparación de las agendas, documentación y actas originales en las reuniones de la Junta Administradora y Consejo Directivo del Instituto.
• Dirigir, coordinar y supervisar todas las actividades concernientes a la prestación de los servicios de correspondencia y archivo del Instituto.
• Coordinar todas las actividades del Presidente del Instituto, referentes a la concesión de audiencias privadas o públicas y a su participación en reuniones del Consejo Directivo, Junta Administradora y Comités.
• Recopilar los recaudos, destinados para la preparación de las agendas, documentación y actas originadas en reuniones de la Junta Administradora y Consejo Directivo, y comunicar las resoluciones derivadas de las mismas, según normas establecidas.
• Registrar, controlar, tramitar y custodiar las Actas y Minutas que emita el Consejo Directivo y la Junta Administradora.
• Llevar el archivo especializado y confidencial relativo de las Actas y Resoluciones de Juntas.
• Centralizar y organizar la cuenta del Presidente de la Junta Administradora para el Ministerio del Poder Popular para la Defensa.
• Representar al Instituto, previa autorización de la Presidencia en eventos tales como: Conferencias, congresos, seminarios, simposios, etc., relacionados con el área de su competencia.
• Rendir cuenta periódicamente al Presidente de la Junta Administradora de las actividades que cumple.
• Realizar cualquier otra función inherente a su responsabilidad que le asigne el Presidente de la Junta Administradora.
• Elaborar y remitir a la Oficina de Planificación y Presupuesto del Instituto, el Anteproyecto de Presupuesto de la Gerencia General del ejercicio fiscal correspondiente.
• Controlar y solicitar ante la Oficina de Planificación y Presupuesto del Instituto, las Modificaciones Presupuestarias, cumpliendo con los lineamientos del Manual de Normas y Procedimientos “Modificaciones Presupuestarias”.
• Ejecutar y controlar el Presupuesto, una vez que haya sido aprobado, cumpliendo con los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual (POA).
• Elaborar y presentar a la Oficina de Planificación y Presupuesto del Instituto, la Ejecución Física Financiera del Presupuesto de Gastos y el Informe Trimestral de Gestión de la Gerencia.
• Mantener actualizado los documentos administrativos (Manuales de Normas y Procedimientos y Directivas, entre otros) que rigen el funcionamiento de la Gerencia General, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto.